Tidak semua pengurusan akta kelahiran berjalan dengan dokumen yang lengkap. Orang tua dapat menghadapi persoalan ketika surat keterangan kelahiran tidak tersedia, buku nikah belum dimiliki, data dalam Kartu Keluarga (KK) berbeda, atau pelaporan kelahiran dilakukan setelah melewati batas waktu yang ditentukan.
Karena itu, memahami cara mengurus akta kelahiran anak bukan hanya soal mengetahui daftar persyaratan. Yang tidak kalah penting adalah mengetahui apa yang harus dilakukan ketika kondisi keluarga atau dokumen tidak sesuai dengan prosedur umum.
Pencatatan kelahiran merupakan bagian dari administrasi kependudukan. Untuk pencatatan kelahiran WNI, Perpres Nomor 96 Tahun 2018 mengatur persyaratan antara lain surat keterangan kelahiran, buku nikah atau kutipan akta perkawinan maupun bukti lain yang sah, KK, dan KTP-el. Perpres tersebut masih berstatus berlaku.
Apa Itu Akta Kelahiran dan Mengapa Perlu Dicatat?
Akta kelahiran merupakan dokumen pencatatan sipil yang membuktikan peristiwa kelahiran seseorang. Dokumen ini menjadi bagian penting dari administrasi kependudukan karena memuat identitas dan informasi mengenai kelahiran.
Akta kelahiran dapat dibutuhkan dalam berbagai keperluan administrasi anak, seperti pengurusan dokumen kependudukan, pendidikan, layanan kesehatan, perjalanan, serta pelayanan publik lainnya sesuai kebutuhan.
Karena itu, pencatatan kelahiran sebaiknya dilakukan setelah anak lahir. Namun, jika pelaporan terlambat, pencatatan tetap dapat dilakukan melalui mekanisme yang ditentukan peraturan.
Aturan yang Menjadi Dasar Pencatatan Kelahiran
Pencatatan kelahiran terutama mengacu pada Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 24 Tahun 2013, Perpres Nomor 96 Tahun 2018, serta Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 tentang peraturan pelaksanaan Perpres 96/2018. UU Nomor 24 Tahun 2013 dan Perpres Nomor 96 Tahun 2018 tercatat masih berlaku dalam database JDIH BPK.
Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 mengatur formulir dan buku yang digunakan dalam administrasi kependudukan. Peraturan tersebut kemudian diubah melalui Permendagri Nomor 6 Tahun 2026. JDIH BPK juga mencatat Permendagri 109/2019 sebagai regulasi yang berlaku, dengan perubahan tersebut perlu diperhatikan ketika menggunakan formulir dan ketentuan teknis administrasi kependudukan.
Sementara itu, Permendagri Nomor 9 Tahun 2016 tentang Percepatan Peningkatan Cakupan Kepemilikan Akta Kelahiran sudah tidak berlaku. Regulasi tersebut dicabut oleh Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 dan Permendagri Nomor 109 Tahun 2019.
Syarat Akta Kelahiran Anak
Untuk pencatatan kelahiran WNI, dokumen yang perlu disiapkan pada dasarnya berkaitan dengan bukti kelahiran, dokumen perkawinan orang tua atau bukti lain yang sah, serta data kependudukan keluarga.
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 mencantumkan surat keterangan kelahiran, buku nikah atau kutipan akta perkawinan maupun bukti lain yang sah, KK, dan KTP-el sebagai bagian dari persyaratan pencatatan kelahiran WNI.
Secara praktis, dokumen yang perlu diperiksa dapat dirangkum sebagai berikut:
| Dokumen atau kondisi | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Surat keterangan kelahiran | Pastikan identitas bayi dan keterangan kelahiran sesuai |
| Buku nikah atau akta perkawinan | Periksa kesesuaian identitas serta status perkawinan orang tua |
| Kartu Keluarga | Pastikan data orang tua dan anggota keluarga sesuai |
| KTP-el | Periksa kesesuaian identitas orang tua |
| Data kelahiran | Cocokkan nama, tempat, tanggal lahir, dan informasi lainnya |
| Dokumen tidak lengkap | Periksa apakah tersedia mekanisme atau bukti lain yang diperbolehkan |
Persyaratan teknis dan formulir yang digunakan perlu disesuaikan dengan ketentuan pelayanan administrasi kependudukan yang berlaku. Karena itu, sebelum mengajukan permohonan, periksa informasi terbaru pada kanal resmi Disdukcapil daerah.
Jika Dokumen Tidak Lengkap, Apa yang Harus Dilakukan?
Tidak semua keluarga berada dalam kondisi dokumen yang lengkap. Persoalan seperti tidak memiliki surat keterangan kelahiran, tidak memiliki buku nikah, perbedaan data orang tua, atau keterlambatan pelaporan perlu ditangani berdasarkan kondisi masing-masing.
Jika salah satu dokumen tidak tersedia, jangan langsung menyimpulkan bahwa akta kelahiran tidak dapat diterbitkan. Periksa terlebih dahulu apakah kondisi tersebut memiliki mekanisme administratif atau bukti lain yang diakui peraturan.
Permendagri Nomor 6 Tahun 2026 merupakan perubahan atas Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 mengenai formulir dan buku administrasi kependudukan. Perubahan tersebut antara lain berkaitan dengan penyesuaian formulir pencatatan sipil dan perkembangan ketentuan administrasi kependudukan.
Beberapa kondisi yang perlu dibedakan adalah:
| Kondisi | Langkah yang perlu dilakukan |
|---|---|
| Tidak memiliki surat keterangan kelahiran | Periksa apakah kondisi memenuhi mekanisme pernyataan atau bukti lain yang diperbolehkan |
| Tidak memiliki buku nikah atau akta perkawinan | Periksa status perkawinan dan dokumen keluarga |
| Data orang tua berbeda | Konfirmasi dan selesaikan ketidaksesuaian data |
| Pelaporan kelahiran lebih dari 60 hari | Gunakan mekanisme pencatatan keterlambatan |
| Anak lahir di luar negeri | Ikuti mekanisme pencatatan atau pelaporan sesuai kondisi kelahiran dan kewarganegaraan |
| Asal-usul anak tidak diketahui | Ikuti prosedur khusus sesuai kondisi dan dokumen yang dipersyaratkan |
Bagaimana dengan SPTJM?
SPTJM atau Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak merupakan instrumen administratif yang digunakan dalam kondisi tertentu dalam administrasi kependudukan.
Namun, SPTJM bukan berarti seluruh dokumen dapat diganti begitu saja dengan surat pernyataan. Penggunaannya harus sesuai dengan kondisi dan ketentuan yang berlaku.
Karena itu, jika dokumen tidak lengkap, pemohon sebaiknya menjelaskan kondisi sebenarnya kepada petugas pelayanan dan meminta mekanisme yang sesuai. Hindari membuat atau menggunakan format pernyataan berdasarkan contoh di internet tanpa memastikan dasar dan penggunaannya.
Cara Mengurus Akta Kelahiran Anak
Setelah dokumen dan kondisi keluarga diperiksa, permohonan dapat diajukan melalui kanal pelayanan administrasi kependudukan yang tersedia.
Sebagian pemerintah daerah menyediakan kanal pelayanan daring, sedangkan mekanisme pelayanan langsung bergantung pada penyelenggaraan layanan di daerah masing-masing. Karena itu, jangan menganggap satu aplikasi atau prosedur berlaku seragam untuk seluruh kabupaten dan kota.
Secara umum, tahapannya sebagai berikut.
1. Siapkan dokumen
Kumpulkan surat keterangan kelahiran, dokumen perkawinan orang tua atau bukti lain yang sah, KK, KTP-el, serta dokumen tambahan apabila kondisi anak memerlukan persyaratan khusus.
2. Periksa kesesuaian data
Periksa nama orang tua, nama anak, tanggal lahir, tempat lahir, dan data lain pada seluruh dokumen pendukung.
Kesalahan data sebaiknya diselesaikan sebelum pengajuan karena ketidaksesuaian antar-dokumen dapat menyebabkan permohonan perlu diperbaiki.
3. Tentukan kanal pelayanan
Gunakan kanal pelayanan Disdukcapil sesuai mekanisme yang ditetapkan pemerintah daerah.
Jika tersedia layanan daring, ikuti petunjuk resmi pada kanal tersebut. Jika pelayanan dilakukan secara langsung, siapkan dokumen sesuai ketentuan layanan setempat.
4. Ajukan permohonan
Serahkan atau unggah dokumen sesuai mekanisme pelayanan.
Untuk kondisi khusus, jelaskan keadaan sebenarnya, misalnya dokumen kelahiran tidak tersedia, pelaporan terlambat, atau terdapat perbedaan data orang tua.
5. Ikuti pemeriksaan dokumen
Petugas akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Apabila terdapat kekurangan, pemohon dapat diminta melengkapi atau memperbaiki berkas.
6. Tunggu penerbitan dokumen
Setelah permohonan memenuhi persyaratan, pencatatan dan penerbitan dokumen dilakukan melalui mekanisme administrasi kependudukan.
7. Periksa kembali data
Setelah akta kelahiran diterima, periksa nama anak, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua, serta data penting lainnya.
Jika ditemukan kesalahan, segera tanyakan mekanisme perbaikannya kepada Disdukcapil.
Bagaimana Jika Pelaporan Kelahiran Lebih dari 60 Hari?
UU Nomor 24 Tahun 2013 menetapkan bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan paling lambat 60 hari sejak kelahiran. Ketentuan tersebut terdapat dalam Pasal 27 ayat (1).
Namun, keterlambatan tidak berarti pencatatan kelahiran menjadi tidak mungkin. Pasal 32 UU Nomor 24 Tahun 2013 mengatur bahwa pelaporan kelahiran yang melampaui batas waktu 60 hari tetap dapat dicatat dan diterbitkan akta kelahirannya setelah memperoleh keputusan Kepala Instansi Pelaksana setempat. Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan dan tata caranya diatur melalui Peraturan Presiden.
Artinya, orang tua yang terlambat mengurus akta kelahiran tetap perlu mengajukan pencatatan melalui mekanisme yang berlaku. Jangan menggunakan prosedur normal tanpa menjelaskan bahwa pelaporan sudah melewati batas waktu.
Sampaikan kondisi sebenarnya kepada petugas agar permohonan diproses berdasarkan mekanisme pencatatan keterlambatan yang tepat.
Apakah Mengurus Akta Kelahiran Gratis?
Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya. Ketentuan tersebut terdapat dalam Pasal 79A UU Nomor 24 Tahun 2013.
Dengan demikian, biaya resmi untuk pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dibebankan kepada pemohon.
Namun, pemohon dapat memiliki pengeluaran pribadi, misalnya biaya transportasi, akses internet, atau fotokopi apabila diperlukan. Pengeluaran tersebut berbeda dengan pungutan resmi pelayanan.
Jika seseorang diminta membayar pungutan yang tidak jelas dasar hukumnya, pemohon dapat meminta informasi mengenai dasar dan jenis pungutan tersebut kepada penyelenggara layanan.
Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Kelahiran?
Tidak tepat menetapkan satu angka waktu yang berlaku untuk seluruh Indonesia karena mekanisme dan standar pelayanan dapat berbeda antar-daerah.
Lama proses dapat dipengaruhi kelengkapan dokumen, kesesuaian data, jenis permohonan, serta apakah terdapat kondisi khusus yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
Karena itu, informasi mengenai durasi sebaiknya mengacu pada standar pelayanan Disdukcapil daerah tempat permohonan diajukan.
Kondisi Khusus yang Perlu Diperhatikan
Anak Lahir di Luar Negeri
Kelahiran anak WNI yang terjadi di luar negeri memiliki mekanisme administrasi tersendiri. Prosesnya tidak selalu sama dengan pencatatan kelahiran anak yang lahir di Indonesia.
Orang tua perlu menyiapkan dokumen kelahiran dari negara tempat anak dilahirkan serta dokumen lain sesuai mekanisme yang berlaku bagi WNI di luar wilayah Indonesia.
Karena kasusnya dapat berkaitan dengan perwakilan Republik Indonesia dan administrasi kependudukan, gunakan informasi resmi dari instansi yang menangani kasus tersebut.
Anak Orang Asing Lahir di Indonesia
Anak berkewarganegaraan asing yang lahir di Indonesia memiliki perlakuan administrasi yang berbeda dari pencatatan kelahiran WNI.
Orang tua perlu memperhatikan status kewarganegaraan anak serta dokumen keimigrasian dan administrasi yang berkaitan. Persyaratan untuk WNI tidak dapat diterapkan secara otomatis pada kasus anak orang asing.
Anak Tidak Diketahui Asal-Usulnya
Kondisi anak yang tidak diketahui asal-usulnya tidak dapat disamakan dengan permohonan kelahiran biasa.
Dokumen atau keterangan tambahan dapat diperlukan untuk mendukung pencatatan identitas dan peristiwa kelahiran. Dalam kondisi seperti ini, pemohon sebaiknya mengikuti prosedur khusus yang diberikan instansi pelaksana.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Pertama, menggunakan artikel atau persyaratan lama. Administrasi kependudukan mengalami perubahan regulasi dan formulir. Salah satu contohnya adalah Permendagri 109/2019 yang telah diubah melalui Permendagri 6/2026.
Kedua, menganggap prosedur daring seragam. Tidak semua daerah menyediakan kanal dan mekanisme pelayanan yang identik.
Ketiga, mengabaikan perbedaan data. Perbedaan nama, tanggal lahir, status perkawinan, atau data keluarga sebaiknya diperiksa sebelum permohonan diajukan.
Keempat, menggunakan SPTJM secara sembarangan. SPTJM bukan pengganti bebas untuk seluruh dokumen. Penggunaannya harus sesuai kondisi dan ketentuan administrasi kependudukan.
Kelima, tidak memeriksa akta setelah diterbitkan. Pastikan nama anak, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua, serta elemen data penting lainnya sudah benar.
FAQ Cara Mengurus Akta Kelahiran Anak
Apakah akta kelahiran gratis?
Ya. Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya berdasarkan Pasal 79A UU Nomor 24 Tahun 2013. Pemohon tetap dapat memiliki pengeluaran pribadi seperti transportasi atau akses internet.
Apa syarat utama membuat akta kelahiran anak?
Untuk pencatatan kelahiran WNI, persyaratan utamanya antara lain surat keterangan kelahiran, buku nikah atau kutipan akta perkawinan maupun bukti lain yang sah, KK, dan KTP-el. Kondisi tertentu dapat memerlukan mekanisme atau dokumen tambahan.
Apakah akta kelahiran tetap bisa dibuat jika terlambat?
Bisa. UU Nomor 24 Tahun 2013 menetapkan batas pelaporan 60 hari, tetapi Pasal 32 mengatur mekanisme pencatatan untuk pelaporan yang melampaui batas tersebut setelah memperoleh keputusan Kepala Instansi Pelaksana setempat.
Bagaimana jika orang tua tidak memiliki buku nikah?
Jangan langsung menyimpulkan bahwa permohonan tidak dapat dilakukan. Status perkawinan dan dokumen keluarga perlu diperiksa karena kondisi tertentu dapat memiliki mekanisme administratif berbeda. Jelaskan kondisi sebenarnya kepada petugas Disdukcapil.
Apakah anak yang lahir di luar negeri memiliki prosedur berbeda?
Ya. Kelahiran WNI di luar negeri memiliki mekanisme administrasi yang perlu disesuaikan dengan tempat kelahiran, status kewarganegaraan, dan dokumen yang diterbitkan negara tempat anak lahir.
Kesimpulan
Cara mengurus akta kelahiran anak pada dasarnya dimulai dengan menyiapkan dokumen kelahiran dan dokumen kependudukan keluarga, memastikan seluruh data konsisten, kemudian mengajukan permohonan melalui mekanisme pelayanan yang tersedia.
Hal yang perlu mendapat perhatian adalah kondisi yang tidak sesuai dengan prosedur normal. Ketiadaan dokumen tertentu, perbedaan data, keterlambatan lebih dari 60 hari, kelahiran di luar negeri, atau kondisi khusus lainnya dapat memiliki mekanisme administratif tersendiri.
Karena aturan dan formulir administrasi kependudukan dapat berubah, informasi mengenai persyaratan sebaiknya selalu dicocokkan dengan peraturan terbaru dan kanal resmi Disdukcapil sebelum permohonan diajukan. Permendagri 109/2019, misalnya, telah mengalami perubahan melalui Permendagri 6/2026.
Disclaimer
Artikel ini merupakan informasi edukatif mengenai administrasi kependudukan dan bukan pengganti petunjuk pelayanan dari Disdukcapil. Persyaratan teknis, kanal pengajuan, dan standar pelayanan dapat berbeda sesuai kondisi permohonan dan penyelenggaraan layanan daerah.
Untuk kasus khusus atau dokumen yang tidak lengkap, konfirmasikan prosedur kepada instansi pelaksana sebelum mengajukan permohonan.
Baca Juga
- Cara Mengubah Status Perkawinan pada KTP: Syarat & Prosedur
- Biaya Balik Nama Sertifikat Rumah dan Tanah: Rincian dan Cara Hitung
- Cara Mengurus Akta Cerai Setelah Putusan Pengadilan
- Panduan Lengkap Mengurus KTP Pindah Domisili Antar Kota
- SKCK Online: Cara Daftar, Syarat Dokumen, dan Biaya Resmi
Penulis:Â Riri Angelita
Riri Angelita adalah jurnalis Aksi.me yang aktif sejak 2019 dengan fokus peliputan pendidikan, hukum, dan isu nasional. Ia menyajikan informasi jurnalistik dengan mengutamakan fakta, konteks, dan sumber yang relevan dengan topik yang dibahas.
